なぜ業務効率化が必要なのか
少子高齢化による労働人口の減少、働き方改革による労働時間の適正化、ワークスタイルの多様化など、企業と仕事を取り巻く環境はますます厳しく、複雑になっています。
限られた資源の中で効果的・効率的に成果を上げるためには、付加価値を生み出す業務にできる限り資源を集中させることが望ましいです。逆に言えば、時間や労力をかけるべきでない仕事に資源を浪費させないように、業務の種類や量を最適化することが求められます。
加えて、生成系AIをはじめとるする革新的なデジタルツールやサービスの登場により、以前では自動化や効率化が困難だった業務も、現在であれば省力化ができるようになっています。
事業を継続する中で、業務量はどんどんと増えていきます。定期的に業務を棚卸しして、「やめる」「減らす」「変える」アプローチを取ることで、労働生産性を高めていくことができます。
業務の最適化による労働生産性の向上
労働生産性とは、投入した人員（人数×労働時間）と、生み出した付加価値の割合を表す概念です。
労働生産性を高めるためには、業務の成果となる付加価値を高めるか、一定の付加価値を生み出すために必要な人数や時間を削減することが必要です。
このうち、人間や時間を削減することによって労働生産性を高めようとするのが「業務効率化」です。
「付加価値の創造性」「実施の難易度」の両面から個々の業務を評価し、付加価値創造性の低い業務を廃止、簡素化、自動化することによって効率化を実現することができます。
業務効率化の全体像イメージ
コンサルティングの進め方
１．対象業務の選定
- 部門や職種など、業務効率化を進める対象範囲を定めます
- 対象範囲を絞って試験的に実施し、徐々に拡大するアプローチを取ることが多いです
２．業務一覧表の作成
- 実際に行っている業務を棚卸して、一覧表を作成します
- お客様自身に行っていただくことが多いですが、弊社がお話を伺って作成することも可能です
３．コンサルタントによる詳細ヒアリング
- 業務一覧に基づき、具体的な業務内容について担当者様からお話を伺います
- 作業手順や使用ツールをもとに、業務の難易度を評価します
４．業務一覧表の完成
・個々の業務に対し、「付加価値創造性」と「難易度」を評価します
・併せて「１ヶ月あたりの所要時間」を測定し、効率化した際の削減効果を試算できるようにします
５．業務内容の分析と効率化対象の選定
- 付加価値と難易度の２軸から業務一覧表を分析し、業務の全体像と構造を把握します
- 付加価値の創造性が低く、難易度が低い業務を中心に、効率化を進める対象業務を選定します
６業務効率化策の立案
- 効率化対象となる業務について、詳細な業務フローを分析し、効率化の具体策を立案します
- 必ずしもITシステムやツールを導入することは前提とせず、「そもそもその業務は本当に必要なのか？」という根源的な問いから、できる限り費用や労力をかけないで済む施策を考えます
７効率化策の実施
- 業務効率化を実行するプロジェクトに伴奏支援をいたします
- 参加者主体の進め方として、プロジェクト型研修という形式で進めることも可能です
弊社コンサルティングの特徴
現場に寄り添ったアプローチ
現場の担当者様から詳細なヒアリングを行い、実際の業務フローに基づいた現実的な効率化策を提案します。現場の声を重視し、無理なく実行できる施策を考慮しています。
コストをかけない効率化の追求
必ずしも新しいITシステムやツールを導入するのではなく、業務そのものの必要性を問い直し、費用やリソースをかけずに効率化を実現することを目指します。「やめるべき業務は何か」を徹底的に考え抜きます。
段階的な導入と拡大
試験的な導入からスタートし、段階的に範囲を拡大するアプローチを取るため、スムーズに効率化を進められます。対象範囲を少しずつ広げていくことで、負担を最小限に抑え、成果を確実に積み上げます。
こんな方におすすめ
- 業務効率化を進めたいが、どの業務から手をつけるべきか迷っている方
- 自社の業務全体を可視化し、無駄な業務を明確にしたい方
- 業務の負担を減らすために、ITツール以外の効率化手段を模索している方
- 部門や職種ごとに試験的に効率化を進め、段階的に拡大したい方
- 効率化の効果を定量的に測定し、コスト削減や労力軽減を図りたい方
期待される効果
- 業務全体の可視化により、無駄な作業や非効率なプロセスが明確化されます
- 低コストでの業務効率化が実現し、ITツール導入に頼らない施策が立案できます
- 効率化による業務時間の削減が見込め、人員リソースをより価値の高い業務に集中させることができます
- 業務フローの改善により、部門間や職種間の連携がスムーズになり、生産性が向上します
- コスト削減や労力の軽減が実現し、業務の負担が軽減されると同時に、従業員の働きやすさが向上します
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