職種にもよるかもしれませんが、月末月初は業務量が増える方も多いかと思います。
日々の仕事に月次の仕事が加わり、大量の「やるべきこと」で頭がいっぱいになりがちです。
仕事が溜まるほどに、どうにかしてそれを効率よく、同時進行で片付けられないかと考えたくなりますが、
複数の物事を並行して進めようとすると、頭の中で仕事が行き来するため、確認作業や二度手間が発生してしまいます。
チームプレイで他の人の動きを待たねばならない場合もありますが、自分で進められる仕事であれば、集中して一つひとつを着実に片付けていく方が、結果として早く終わります。
そして、集中力を高める上で重要なのが、
「いかにして、ノイズから自分の身を守るか」
ということです。
仕事を妨げる２種類のノイズ
ノイズには
- 物理的なノイズ
- 心理的なノイズ
の2種類があります。
物理的なノイズは、五感を通じて入ってくるノイズです。多くの場合、耳（聴覚）と目（資格）から入ってきます。
- 周囲の会話
- 周囲の電話
- 自分にかかってくる外線、内線、携帯電話
- 新着メール
などが代表的な例かと思います。
オフィスの中はノイズだらけです。
著しく集中を妨げる環境で仕事をしておきながら、「生産性が低い」「時間効率が悪い」と嘆く。これほどの矛盾はありません。
これらのノイズを遮断するだけでも、驚くほど仕事のスピードは上がるのです。
一方、心理的なノイズとは、目の前の仕事への集中を妨げる自分の心の中です。具体的には、
- いま手がけている以外の仕事への気がかり
- プライベートな事柄への気がかり
- 寝不足や体調不良
などが挙げられます。
これらは物理的なノイズ以上に仕事への集中を妨げます。
限られた時間内で効率的に仕事を進めるためには、こうした心理的ノイズからも身を守り、万全の状態で仕事ができるよう、自分の心身を整えておくことも大切です。
物理的なノイズから身を守る方法
１．携帯電話をOFFにする
集中して物事に取り組みたい時は、業務用の携帯電話も、個人用の携帯電話もOFFにしておきましょう。電池が切れていたことにすれば済む話です。
「大事な電話がかかってきたらどうするんだ！」と思われるかもしれませんが、本当に緊急を要する用事であれば、固定電話やメール、他の人を経由して連絡が来るなど、相手はあらゆる手段を通じて連絡を取ろうとしてきます。
私自身、何度もこの手を使っていますが、携帯電話がつながらなくて重大な不利益を被ったことは一度もありません。
携帯電話にかかってくるほとんどの要件は、「今すぐでなくても構わない」要件なのです。
常時つながらないのはやりすぎかもしれませんが、「ここぞ」という時にはとても有効な手段だと言えます。
２．メールソフトを閉じておく
集中したい時には、携帯電話と合わせて、メールソフトをオフにしておきましょう。
多くのメールソフトでは、新着メールが届くとポップアップで表示されます。
目に入ってしまうと気になってしまい、つい受信トレイを確認したくなってしまいます。
ポップアップ表示がない場合でも、受信トレイが開いた状態になっていると、時折つい確認したくなってしまいます。
仕事が一段落してから、まとめて確認すれば済む話です。
３．書類の整理
いま進めている仕事に関係ない書類は、すべて机の上から排除しましょう。
たとえ内容が見える状態になっていなくても、目に入る位置に書類があると気が散ってしまいます。
できることならば、パソコン以外のすべてのものをデスクから排除することが望ましいです。
視界に入る物が少ないほど、目の前のことに集中できます。
「仕事ができる人はデスクがキレイ」とはよく言ったものです。
４．耳栓
決して冗談ではありません。集中力を上げるならば、本気で耳栓をオススメします。
周囲の会話や電話で気が散らないようにする上で、耳栓はとても強力なツールです。
耳栓をしたからと言って、完全に周囲の音を遮断できるわけではありません。
プールの中に入ったような感じで、ぼんやりとは聞こえます。それでも、周囲の「声」が「音」に変わったような感じになるので、集中力は著しく上がります。
不思議なもので、ほとんどの声はぼんやり聞こえていても、自分が呼ばれる声はしっかり聞き取れるものです。それさえ聞き逃さなければ十分です。
誰かから呼びかけられた時には、わざわざ見えるようにして耳栓を外すことも効果的です。
何も言わなくても、いま集中して仕事をしていることの意思表示になります。
加えて、相手も大した目的でなければ声をかけようとしなくなるので、ノイズ遮断効果をさらに向上させることになります。
感じが悪い人のように思えて躊躇するかもしれませんが、日頃から懸命に仕事をしている姿を見せておけば、周囲は理解してくれるものです。
携帯電話に出ない、メールをすぐに返さない、耳栓をする、といったことで周囲の怒りを買うようであれば、それは「仕事を怠けている」と見られているということです。むしろ、日頃の勤務態度を省みた方が良いかもしれません。
仕事は優秀な人に集まるので、デキる人は常に膨大な量の仕事を抱えています。
集中して一つひとつの仕事に着実に、丁寧に取り組み、しっかりと成果を上げる。
結果にフォーカスして仕事をしていれば、集中力を上げるためにあらゆる工夫を図ることはむしろ当然のことです。
より多くの仕事、より早い仕事、より優れた仕事をしようとするならば、通常とは異なるやり方が必要となります。
職場で「いい人」でいたいと思っている限り、自分の時間を守って、生産性の高い仕事をすることは困難です。
当然、ワークライフバランスを実現することもできません。
集中する時に周囲のノイズを遮断する代わりに、日頃から周囲に敬意と感謝を示す。
コミュニケーションをとる際には、いつも笑顔で接し、相手に共感の姿勢を示す。
そうしたメリハリのある態度を示す方が、自身にとっても、職場にとっても、よっぽど良い影響をもたらすのではないかと私は考えます。
次回は、心理的ノイズから身を守る方法についてお話しします。
本日も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
