部下を自律的に動かす指示の出し方5つのポイント

部下が自分で考えない問題とその背景

管理職の方々がよく抱える悩みの一つに、「部下が自分で考えて動かない」というものがあります。

部下に仕事を頼んでも、細かい点まで逐一確認したり、質問したりしてくるため、結局上司がすべて判断することになり、仕事を任せた意味がなくなってしまうというのです。管理職自身も忙しい状況下では、こうした状況が続くと業務負担が減るどころか、むしろ増えてしまいます。

部下が自分の頭で考え、自分の意思で職務を遂行する。多くの管理職がそう願うことでしょう。しかし、これは部下の側の問題なのかというと、必ずしもそうとは言えない可能性もあります。

仮に自分で判断して進めたとしても、その結果や過程が上司の意向とズレていた場合、後から自分が責められるリスクがあります。権限と責任を与えた上で任されるのであれば、部下自身が結果責任も受け止めるでしょう。

しかし、権限も資源も与えられず、責任だけ追求されるのであれば、指示待ちで仕事をした方が安全だと考えます。つまり、後から叱責されるくらいなら、最初から全部を確認して「上司の意向通り」にやった方が得だということです。

しかし、この状態が続くと、部下は主体性や当事者意識を失い、「指示待ち人間」へと化していきます。仕事のおもしろみも感じられず、意欲低下や離職を招く可能性もあります。結果として、上司も部下も不幸な状況に陥ることになるのです。

そこで今回は、部下が自律的に動けるようになるために、上司が指示を出す際に意識すべき5つのポイントを解説します。

1. 期待する成果を明確にする

まずは当然、期待する成果、つまり「何をどうしてほしいのか」を伝えます。

この際、できる限り具体的に伝えることが望ましいです。例えば、「セミナーに企業の意思決定者を集客してほしい」という指示を出すとします。

この際、単に「集客をしてほしい」と伝えるのではなく、「どのような層をターゲットにし、どの程度の人数を集めるのか」という具体的なイメージを、上司と部下の間で可能な限り一致させることが求められます。

2. 評価基準を設定する

ゴールのイメージを共有できたら、それをさらに、数値や客観的な描写に変換し、評価基準を設定します。評価基準とは、期待する成果が「どの水準に達したら達成とみなすのか」を明らかにしたものです。

例えば、上記のセミナー集客であれば、「部長級以上の参加者を20名集める」といった具体的な基準を設定することで、期待する成果を得ることができたのか／できなかったのかを客観的に判断することができます。

この評価基準が曖昧だと、期待する成果を得たかどうかは主観的な解釈の域を出なくなってしまい、上司との認識にずれが生じる可能性があります。

3. 得られる報酬を伝える

人の行動原理はとてもシンプルです。痛みを避ける。快楽を追求する。大きく分ければ、この２つだけです。人のあらゆる動機は、このどちらかに含まれます。

「仕事だからやれ」と強要する。やらなければ、何かしらの罰が与えられる。これで動くこともあるでしょう。しかし、このやり方では「最低限の仕事」しか引き出せません。

人の主体性や創造性は、自分の意思でやろうとしている時にこそ発揮されるのです。そのため、「この仕事をやることで、どんなメリットがあるのか」を伝えることが大切です。

人事評価や賞与、昇給などで報いることができるのであれば、それも動機づけになるでしょう。しかし、現実には１つひとつの仕事にこうしたものを与えることは困難です。その場合は、知識やノウハウ、経験、人脈など、その仕事を通じて得られる無形の資源を説明し、自分の成長につながることを示すことも有効です。

4. 使える資源を明示する

部下が仕事を進める上で、どのような資源を使えるのかを明確にしておくことも有効です。多くの場合、これらを明示されることがないため、「すべてを自分の力でやらなければならない」という錯覚に陥らせてしまいます。

その仕事をするにあたって、何を使ったり、誰に頼ったりできるのかがわかるだけで、仕事の設計がずいぶんと楽になります。例えば、「他のメンバーに手伝ってもらってもいい」「セミナー集客のために20万円の予算を使ってよい」といった具体的な資源を提示すると、部下はより主体的に動きやすくなります。

また、過去の資料や成功事例などの情報資源を提供することも効果的です。必ずしもゼロから考えなくても良い。参考にできる前例がある。これにより、部下はより自信を持って業務に取り組めるようになります。

5. 守るべきルールを明示する

最後に、仕事を遂行する上でのルール、つまり「やっていいこと」と「やってはいけないこと」を明示することが重要です。特に大切なのが「やってはいけないこと」。これを明らかにしておくだけでも、自分が意図しない結果になることをかなり防ぐことができます。

例えば、セミナー集客の例であれば、

「広告を出稿しても良い」

「アルバイトを雇っても良い」

「名簿業者から顧客リストを購入するのはNG」

など、やって良いこと／いけないことをルールとして具体的に提示することで、リスクの高い手段が用いられるのを防ぐことができます。

このルールが曖昧で不明確になると、部下が自分の判断で行動した結果、会社の方針やイメージと合わない事態を招く可能性も起こり得ます。

まとめ

部下が自律的に動けるようにするためには、単に「任せる」と言うだけでは不十分です。

上司が明確な指示を出し、期待する成果、評価基準、得られる報酬、使える資源、守るべきルールを明示することで、部下は仕事をする上での前提条件が明らかになり、迷わず自分の判断で仕事を進められるようになります。

この5つのポイントを意識して指示を出すことで、上司は過剰な確認作業から解放され、部下も自分の判断で主体的に行動できる環境が整います。お互いにとって気持ちよく仕事ができるようになるためにも、ぜひ今回の「指示の出し方」を試してみてください。

本日も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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